PENGORGAANISASIAN (ORGANIZING)

1. Arti Organisasi
Organisasi berasal dari bahasa Yunani Organon atau dalam  bahasa Latin organum yang artinya alat, bagian atau anggota badan. Dari berbagai macam batasan organisasi dapat disarikan adanya dua pengertian, yaitu pertama rumusan J.D. Mooney yang menyatakan organisasi sebagai perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama, dan kedua batasan C.I. Barnard yang menyebutkan organisasi sebagai sistem dari usaha-usaha kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.

Dengan demikian organisasi dapat dibedakan menjadi dua macam pengertian: sebagai alat dan sebagai fungsi atau organisasi sebagai manajemen. Dengan perkataan lain, berdasarkan sifatnya organisasi dapat dibedakan antara organisasi statis dan organisasi dinamis.

Organisasi statis adalah gambaran secara skematis tentang hubungan kerjasama antara orang-orang yang terdapat dalam suatu usaha untuk mencapai sesuatu tujuan. Sedangkan organisasi dinamis adalah setiap kegiatan yang berhubungan dengan usaha merencanakan skema organis, mengadakan departemenisasi, menetapkan wewenang, tugas, dan tanggung jawab dari orang-orang di dalam suatu badan/organisasi. Ringkasnya organisasi dinamis adalah kegiatan-kegiatan mengorganisir yaitu kegiatan menetapkan susunan organisasi suatu usaha.

2. Hubungan antara orang-orang di dalam suatu organisasi
Berdasarkan hubungan antara orang-orang yang terdapat di dalam suatu organisasi dikenal pula adanya organisasi formal , yaitu  sistem kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih dan dikoordinasikan secara sadar untuk mencapai tujuan tertentu; dan organisasi informal yang merupakan  kempulan hubungan antara pribadi-pribadi tanpa tujuan bersama yang disadari. Meskipun pada akhirnya hubungan-hubungan tak disadari tersebut ternyata dilakukan untuk mencapai tujuan bersama.
Dengan demikian seperti halnya administrasi, maka ada tiga unsur utama dalam organisasi, yaitu:

1. adanya sekelompok orang
2. adanya hubungan kerjasama antara orang-orang tersebut
3. adanya tujuan bersama yang ingin dicapai

3. Dasar-dasar Organisasi
Tugas pokok seorang manager antara lain adalah menyusun organisasi sedemikian rupa sehingga orang-orang dapat bekerja sama dengan efektif dalam rangka mencapai tujuan. Oleh karena itu  seringkali kita dengar ungkapan bahwa seorang manager atau pemimpin yang baik adalah seorang organisator yang baik pula.

Adapun prinsip-prinsip atau dasar-dasar organisasi tersebut adalah:

1. Tujuan yang jelas
2. Kesatuan komando
3. Pembagian kerja
4. Pelimpahan Wewenang dan Tanggung Jawab

4. Bentuk-bentuk atau Tipe-tipe Organisasi

Ada 4 macam bentuk atau tipe organisasi yang sering kita temui di dalam praktik:

1. Organisasi Lini (Garis)

Organisasi Lini adalah  bentuk organisasi di mana pimpinan  dipandang sebagai sumber wewenang tunggal. Garis komandonya kuat dan hanya satu, yaitu dari atas ke bawah. Dengan demikian segala keputusan kebijaksanaan dan tanggung jawab ada pada satu tangan. Bentuk ini biasanya dipakai untuk organisasi yang orang-orangnya sedikit sehingga tugas-tugas pekerjaan yang ada di dalamnya juga tidak terlampau kompleks.  (contoh: Struktur Organisasi Lini)

2. Organisasi Lini dan Staf

Organisasi Lini dan Staf adalah organisasi di mana pimpinan dibantu oleh sekelompok staf, yang mempunyai wewenang fungsional memberikan bantuan pemikiran/saran-saran. Sedangkan wewenang komando tetap berada di tangan pimpinan atau kelompok lini, yang melaksanakan tugas-tugas pokok dalam organisasi dan yang berhak mengambil keputusan terakhir. Bentuk ini lebih sesuai untuk organisasi yang besar dengan kegiatan yang banyak dan kompleks dan melibatkan banyak orang. (contoh: Struktur Organisasi Lini dan Staf).

3. Organisasi Fungsional

Organisasi Fungsional adalah organisasi  di mana orang-orang digolongkan menurut fungsi atau pekerjaan yang mereka lakukan. Dalam bentuk organisasi fungsional bawahan mendapat perintah dari beberapa kepala bagian yang masing-masing ahli dalam bidangnya. (contoh: Struktur Organisasi Fungsional)

4. Organisasi Panitia

Organisasi Panitia adalah bentuk organisasi yang pimpinannya bersifat kolegial atau dewan, artinya terdiri dari beberapa orang. Segala keputusan diambil dan dipertanggung jawabkan secara bersama-sama. (contoh: Struktur Organisasi Panitia).

Teknik Penguasaan Lapangan Dalam Organisasi

Dalam ilmu pengkondisian lapangan ini, kita akan mempelajari dan melatih mengenai bagaimana teknik mengendalikan massa di lapangan sehingga massa bereaksi sesuai dengan apa yang kita inginkan dan agar informasi yang hendak kita sampaikan dapat diterima massa secara optimal.

Mengendalikan massa berbeda jauh tingkat kesulitannya dibandingkan jika mengendalikan kelompok orang yang berjumlah kecil. Tetapi bagi seorang tenaga professional lapangan, mengendalikan massa adalah hal yang mudah jika kita menguasai ilmunya.

Aplikasi ilmu ini dapat kita terapkan pada :

• Kegiatan pengorganisasian kerja massal (kerja bakti, persiapan kegiatan dalam waktu singkat, dll)
• Kegiatan yang bersifat kolosal (Tadzabur alam, rihlah, tabligh akbar, kamping dll)
• Kegiatan kaderisasi

Persiapan fisik

Persiapan “fisik” yang kiranya perlu dipersiapkan :

• Penampilan fisik dan kharisma (pancaran jiwa) terutama sewaktu penampilan pertama, karena dapat menimbulkan kesan pertama
• “Dekorasi” seperti spanduk, poster, dll. Kesemuanya bertujuan untuk membangkitkan minat massa untuk memperhatikan dan sebagai alat bantu penyampaian informasi
• Ada kalanya dekorasi juga diwujudkan dalam hal yang kreatif seperti boneka, drama, dll.
• Alat komunikasi yang memadai (megaphone, sound system, dll)

Pengumpulan Massa dan Teknik Pengkondisian Awal

Tugas pertama orang-orang lapangan adalah :

1. Mengumpulkan massa

Massa tentu belum ada di tempat yang kita inginkan dan walau ada di tempat yang kita inginkan, belum tentu mereka berada dalam satu forum dengan kita. Tugas awal kita adalah menyatukan mereka dengan kita.

Teknik yang dapat kita gunakan adalah ajakan, perintah ataupun paksaan.

Pengumpulan ini dapat dilakukan oleh :

• DanLap : Dia berada di sekitar pusat lokasi dan mengajak massa secara “ammah” untuk mengikuti kegiatan ini. Dia biasanya menggunakan alat komunikasi yang paling baik.
• Wakil-wakil DanLap : Mereka bergerak mendukung tujuan DanLap. Mereka dapat menyebar ke lokasi-lokasi yang ada disekitar tempat acara (terutama lokasi yang tidak mendengar seruan DanLap ini). Tujuan penyebaran mereka untuk menginformasikan adanya acara ini. Mereka pun melakukan ajakan secara “ammah”
• “Tim Lapangan” : Biasanya jumlahnya banyak, dan merekalah yang mengajak massa bergabung secara fardiyah. Misalnya dengan ajakan langsung, menyebarkan lef let, mengibarkan spanduk, dll.

Pengkondisian lapangan ini juga dapat dilakukan jauh-jauh waktu sebelum acara digelar, seperti jika acara digelar siang, maka pagi-paginya telah dilaksanakan publikasi.

1. Mengkondisikan massa

Massa perlu dikondisikan agar :

• Massa “panas” atau bergairah
• Massa siap menerima informasi
• Massa (lingkungan) mendukung proses penyampaian informasi

Cara pengkondisian massa : ORASI, yel-yel, lagu, penggerakan “tim lapangan”

Kepanitiaan dalam Organisasi

Pengertian panitia menurut bahasa adalah sekumpulan beberapa orang yang diberi tugas mengurus sesuatu pekerjaan.

Urutan kerja kepanitiaan suatu kegiatan/program adalah :

1. Munculnya ide/rencana kegiatan/program
2. Rapat awal untuk menyikapi ide/rencana tersebut
3. Pengurusan perizinan pelaksanaan kegiatan
4. Persiapan kegiatan
5. Pelaksanaan kegiatan
6. Evaluasi

1. Munculnya ide/rencana/sebab kegiatan/program

(Bagi officers, ide seharusnya telah diturunkan oversight.)

Sebab munculnya ide/rencana suatu kegiatan dapat berupa :

• Karena tugas (melaksanakan Idul Adha)
• Karena adanya moment/kesempatan.

1. Bentuk telah terdefinisi tetapi waktu belum terdefinisi (Ingin melaksanakan Tabligh Akbar)
2. Waktu telah terdefinisi tetapi bentuk belum terdefinisi (Mengisi liburan panjang)

• Karena adanya tujuan yang ingin dicapai
• Karena program kerja,

Kegiatan yang dilaksanakan sebaiknya :

• bervariasi dan menarik

Orang akan bosan menghadiri/mengikuti kegiatan yang monoton dan tidak menarik

• frekuensinya relatif sering
• secara terencana mengadakan kegiatan-kegiatan yang bersifat kolosal dan partisipatif

[Agar ide-ide kegiatan dapat muncul dan dapat diwujudkan, maka markas memiliki nilai yang penting. Markas harus benar-benar menjadi tempat berkumpul sehari-hari setiap ROHANI. Hal ini karena:

1. Ide dapat segera ditindaklanjuti (disetujui, direncanakan, dll)

Proses pelahiran ide “dari markas” ini akan memegang peran penting tatkala kita telah go Public.]

2. Rapat awal untuk menyikapi ide/rencana tersebut

Rapat awal adalah menyiapkan ide-ide pokok kegiatan

URUTAN TEKNIK RAPAT AWAL :

a. Persiapan rapat awal, intinya adalah mengusahakan agar seluruh anggota dapat hadir dalam rapat ini. Persiapannya mencakup :

• penentuan waktu dan tempat rapat.
• mengundang seluruh anggota yang terkait untuk hadir dalam rapat.

Keunggulan menggunakan surat :

• mengantisipasi kelupaan orang yang diundang

• beberapa orang akan merasakan pentingnya rapat itu jika diundang secara resmi dengan surat

• jika perlu dapat saja mengadakan hal menarik agar peserta rapat termotivasi untuk datang

Catatan : jangan sampai melupakan seorang pun !!
Persiapan rapat “serumit” ini perlu kita pahami saat kita memimpin jumlah pengurus yang besar (saat go public)

b. Pelaksanaan rapat, hal-hal yang dibahas dalam rapat awal adalah:

• Penentuan deskripsi kegiatan (mencakup bentuk, waktu dan tempat kegiatan yang belum terdefinisi)

Cara yang dapat digunakan :

• dengan diskusi (usul-usul)

• dengan cara Brain Storming. (Lihat tip-tip BS)

Setelah kegiatan terdeskripsi perlu dilakukan SWOT. Hasil SWOT ini akan membantu memutuskan apakah kegiatan ini baik untuk dilaksanakan atau tidak.

PERHATIKAN : Program dan sasaran dari kegiatan ini harus jelas dan terkomunikasi kepada seluruh anggota yang terkait.

• Penentuan kepanitiaan,

Yang pertamakali dipilih dalam kepanitiaan ini adalah ketua panitia.

Seorang ketua panitia hendaknya minimal :

• Memiliki pengetahuan yang cukup akan kegiatan yang akan dilaksanakannya

• Bersikap adil(atas amanat yang diterimanya) dalam memberikan tugas.

Sedangkan anggota yang memilih hendaknya :

• Memilih ketua tersebut dengan serius.

• Bersedia taat kepada ketua tersebut, baik dikala mudah maupun dikala sulit.

Dalam struktur kepanitiaan, yang selalu ada adalah : Ketua, sekertaris dan bendahara.

Jika hendak mengadakan wakil ketua, sekertaris I, bendahara I, dsb., hal ini terserah panitia yang juga disesuaikan dengan keadaan.

Adapun seksi-seksi yang diadakan, disesuaikan dengan keadaan juga dan jenis kegiatan yang akan dilakukan. Seksi-seksi yang diadakan dapat berupa seksi humas, dana usaha, acara, sarana prasarana, perizinan, transportasi, konsumsi, kebersihan, dekorasi, keamanan, publikasi, dokumentasi, dsb.

Yang perlu diperhatikan, hendaknya kepanitiaan ini bersifat padat karya.

Partisipasi seseorang dalam kegiatan suatu organisasi Insya Allah akan berakibat positif bagi tumbuhnya kepercayaan dan loyalitas orang tersebut akan organisasi itu.

Sistem komando (kontrol, evaluasi dan disiplin) seksi-seksi yang ada dapat berupa :

• langsung kepada ketua

• melalui koordinator

Jika SDM yang ada tidak mencukupi jumlah seksi-seksi yang ada, maka seseorang dapat saja menjabat lebih dari satu jabatan di kepanitiaan.

Walaupun telah ada ketua panitia, kepemimpinan tetap bersifat kolektif. Kesalahan seorang panitia akan ditanggung oleh seluruh panitia. Jangan selalu bergantung kepada ketua.

·         Pendeskripsian tugas, agar :

· Setiap orang mengerti & jelas akan tugasnya, agar :

• akan mengurangi beban ketua

• dapat bekerja mandiri

• lebih memotivasi orang untuk berkreasi (otonomi)

· Setiap tugas terdelegasikan sehingga tidak ada tugas yang tidak terkerjakan karena lupa (tidak terdeteksi semenjak awal) atau tidak ada yang merasa bertanggung jawab.

Sebagai acuan pendeskripsian tugas panitia, harus diketahui terlebih dahulu hal-hal apa saja yang harus disiapkan guna berlangsungnya acara ini.

• Pembuatan time schedule/daftar waktu kerja

Hal ini membantu evaluasi persiapan kegiatan. Selain itu panitia tidak perlu menunggu perintah ketua untuk bekerja karena telah mengetahui kapan saja ia harus bekerja.

Pedoman pembuatan time schedule dapat merujuk kepada hal-hal apa saja yang harus dilakukan pada tahap persiapan kegiatan.

Standar time schedule ROHANI :

Aktivitas	Waktu
	I	II	III	IV
A
B

·          

o    Penentuan anggaran kegiatan dan cara pemenuhannya.

Biasanya setiap seksi diminta untuk membuat anggaran dana yang dibutuhkan seksi tersebut.

c. Pasca Rapat

Hasil rapat perlu disosialisasikan kepada anggota lainnya yang tidak hadir sewaktu rapat. Hal ini berguna agar setiap anggota merasa ikut bertanggung jawab atas kegiatan ini.

3. Pengurusan perizinan kegiatan

Pengurusan perizinan dapat dibagi dua :

a. Perizinan dengan proposal

Akan sangat membantu dalam tahap perizinan ini jika sejak semula kita telah membina hubungan yang baik dengan pihak pemberi izin.

b. Perizinan dengan surat (dengan melampirkan proposal)

Perizinan dengan surat dilakukan jika dibutuhkan saja.

Perizinan dengan surat dilakukan misalnya untuk peminjaman ruangan atau prasarana, izin keramaian pada polwiltabes, dsb.

Kita memiliki beberapa kegiatan-kegiatan mendasar yang jika perizinannya gagal, kegiatan tersebut harus tetap dilaksanakan. Seperti dauroh dan training. Kegiatan-kegiatan ini adalah kegiatan mendasar ROHANI yang jika diizinkan kita jalankan dengan legal, jika tidak kita tetap laksanakan dengan istilah Under Ground Movement.

2. Persiapan kegiatan

Dalam tahap ini, setiap panitia melaksanakan tugasnya sesuai dengan deskripsi tugas dan time schedule yang telah disepakati sewaktu rapat awal.

Sering timbul masalah-masalah yang belum terantisipasi dalam rapat awal. Karena itu kebersamaan panitia dan evaluasi persiapan sangat penting dalam tahap ini.

Jalur komunikasi dan informasi antar sesama panitia pun cukup penting karena kemungkinan sesama panitia akan sulit bertemu karena memiliki kesibukan dalam tanggung jawabnya yang berbeda. (Mungkin sebuah buku komunikasi akan sangat bermanfaat)

Ketua harus senantiasa memonitor situasi dan mengevaluasi persiapan ini melalui sistem komando yang telah dipilihnya sewaktu rapat awal.

Evaluasi ini adalah baik evaluasi persiapan itu sendiri ataupun pemantauan ghirah panitia. Jika ghirah panitia menurun, maka ketua harus segera mengantisipasinya.

Untuk beberapa jenis kegiatan, perlu adanya technical meeting baik dengan sesama panitia ataupun dengan peserta tidak jauh sebelum pelaksanaan kegiatan untuk mematangkan pelaksaan kegiatan.

Karena dalam pelaksaan kegiatan kemungkinan besar koordinasi antar panitia agak sukar, maka technical meeting disini memainkan peranan yang penting. (Tetapi untuk kegiatan-kegiatan besar non-partisipatif, maka technical meeting adalah urusan teman-teman dari operation)

3. Pencarian Dana

Sumber-sumber dana :

Dana Usaha : (Alternatif yang pernah dikerjakan)

• Penjualan baju
• Penjualan soal-soal ujian
• Penjualan koran bekas
• Profit kegiatan

Sponsorship

• Tip-tip pembuatan proposal : ringkas, unik (orang lebih tertarik membacanya daripada proposal lain), jelas, memastikan adanya prospek bagi yang terlibat didalamnya.
• Arsip proposal apa saja
• Penjelasan ikatan kerjasama
• Komunikasi (duta pembawa proposal)

Arsip-arsip dalam proposal sponsorship :

1. Surat pengantar
2. Proposal
3. Pada lampiran terdapat ketentuan sponsorship
4. Surat tanda terima proposal
5. Surat perjanjian kerja sama

Donatusi

• Kejelasan Proposal
• Komunikasi (duta pembawa proposal)
• Ada cinderamata
• Kwitansi

Arsip-arsip dalam proposal donatusi :

1. Surat pengantar
2. Proposal
1. Pada lampiran terdapat ketentuan donatusi
3. Kwitansi
4. Cinderamata

Dana Pribadi

4. Pelaksanaan Kegiatan

Untuk kegiatan-kegiatan tertentu, pelaksanaan menjadi tanggung jawab Operation.

5. Evaluasi

Evaluasi berguna untuk mengetahui kekurangan dan kelebihan sesuatu pekerjaan sehingga dengan demikian dapat ditentukan tindakan selanjutnya bagi suatu tujuan.

·         Bagi angkatan pelaksananya :

• Untuk mempelajari kekurangan yang terjadi

agar kelak tidak mengulangi kekurangan yang serupa

• dan dapat mengusahakan agar kegiatan yang mendatang menjadi lebih baik

·         Bagi angkatan berikutnya :

• ar dari pengalaman angkatan sebelumnya

• Sehingga perbaikan yang dilakukan tidak mulai lagi dari nol

Hal ini dapat terwujudkan hanya jika ada di ROHANI ini suatu sistem evaluasi kegiatan yang rapi yaitu dalam bentuk laporan kegiatan yang terarsipkan.

Hasil evaluasi hendaknya diarsipkan dalam bentuk laporan kegiatan yang sistematis.

Evaluasi disini mencakup evaluasi tahapan persiapan kegiatan dan pelaksanaan kegiatan dengan evaluasi tiap tahapan kurang lebih terdiri dari:

1. Deskripsi pelaksanaan tahapan tersebut
2. hasil-hasil dari tahapan tersebut
3. Kekurangan, kesalahan, hambatan atau masalah yang terjadi
4. Saran bagi kegiatan selanjutnnya

Administrasi, Kesekretariatan, dan keuangan

Prinsip administrasi kesekretariatan adalah :

1. Sederhana
2. Jelas
3. Fleksibel
4. Satu kesatuan / komando
5. Praktis

Fungsi dasar administrasi kesekretariatan :

1. Merumuskan kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan informasi
2. Pengendalian informasi
3. Penggunaan teknologi

Beberapa Sistem Administrasi :

A. PROPOSAL

Untuk :

• bahan pertimbangan bagi yang berwenang
• pengajuan bantuan
• landasan kerja
• § barometer keberhasilan

Proposal bersinonim artinya dengan suggestion (saran, usul atau nasehat), offer (penawaran), application (permintaan, lamaran), tender (penawaran, pendaftaran), plan (rencana).

BAB-BAB STANDAR PROPOSAL PERIZINAN :

I. Pendahuluan

II. Dasar pemikiran, Dasar pelaksanaan

Dasar pemikiran berisikan point-point latar belakang berdasarkan hasil pemikiran pelaksana mengapa kegiatan ini diajukan

Dasar pelaksanaan berisikan point-point dasar hukum sebagai landasan pelaksanaan kegiatan ini

III. Maksud dan tujuan

IV. Deskripsi/rencana kegiatan

Berisikan teknis-teknis pelaksanaan kegiatan. Seperti nama kegiatan, tema, waktu, tempat, penyelenggara, peserta, materi, bentuk kegiatan, acara, dll

V. Susunan kepanitiaan

VI. Anggaran biaya (sumber pemasukan)

VII. Penutup

VIII. Format tanda tangan

Aturan format tanda tangan :

(1) yang disebelah kanan kedudukannya(jabatannya) lebih tinggi dari yang disebelah kiri

(2) yang disebelah bawah kedudukannya lebih tinggi dari yang disebelah atas

(3) Cap disebelah kanan atas (bukan ditengah atau dikiri)

IX. Lampiran

PROPOSAL ANALISA USULAN KEGIATAN (Versi ROHANI-554)

• I. Pendahuluan
• II. Dasar pemikiran [kondisi objektif, kondisi ideal]
• III. Tujuan
• IV. Sasaran
• V. Target segmen objek
• VI. Deskripsi pelaksanaan (waktu, tempat, materi, bentuk acara)
• VII. Pelaksana
• VIII. Kriteria keberhasilan
• IX. Anggaran dana
• X. Alternatif sumber dana

B. SURAT MENYURAT

Kegiatan penanganan surat adalah kegiatan yang dimulai dari penerimaan surat masuk maupun surat keluar, pencatatan, pemrosesan sampai dengan pengiriman dan penyimpanan arsip.

Semua surat masuk maupun surat keluar harus dicatat untuk memudahkan pengendalian/penemuan kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan.

Pengertian surat

Surat adalah sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi dari satu pihak ke pihak lain

Fungsi surat

Sebagai sarana komunikasi, surat juga berfungsi sebagai :

• Wakil dari pengirim/penulis
• Bahan bukti tertulis, misalnya surat perjanjian, bukti histories, dsb
• Pedoman pengambilan tindak lanjut/keputusan
• Alat mengingat, misalnya suratyang sudah diarsip
• Alat pengukur kegiatan organisasi/instansi
• Sarana memperpendek jarak (fungsi abstrak)

Jenis surat :

• Memo
• Surat pengantar
• Surat keputusan
• Surat edaran
• Surat undangan
• Surat tugas
• Surat kuasa
• Surat pengumuman
• Surat pernyataan
• Surat keterangan
• Berita acara

Sifat dan derajat surat menurut sifatnya dapat dibedakan menjadi :

• Surat sangat rahasia, yaitu surat yang informasinya memerlukan tingkat pengamanan yang tinggi dan hanya boleh diketahui oleh pejabat yang berhak menerimanya
• Surat rahasia, yaitu surat yang informasinya memerlukan tingkat pengamanan yang tinggi, yang erat hubungannya dengan keamanan kedinasan dna hanya boleh diketahui oleh pejabat yang berwenang atau yang ditunjuk
• Surat terbatas, yaitu surat yang informasinya membutuhkan pengamanan yang erat hubungannya dengan tugas khusus kedinasan dan hanya boleh diketahui oleh pejabat yang berwenang atau yang ditunjuk
• Surat biasa, yaitu surat yang tidak memerlukan pengamanan khusus

Salah satu ciri surat rahasia adalah bersampul/amplop rangkap

Fungsi arsip dapat digolongkan menjadi dua golongan, yaitu :

1. Arsip yang dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kegiatan pada umumnya atau dalam penyelenggaraan ketatausahaan. Arsip ini digolongkan menjadi :

• Arsip aktif, yaitu arsip yang masih dipergunakan terus menerus, karenanya disimpan di unit pengolahan
• Arsip semi aktif, yaitu berkas surat yang frekuensi penggunaannya sudah menurun
• Arsip inaktif, yaitu berkas surat yang tidak dipergunakan lagi secara terus menerus, disimpan di pusat penyimpanan arsip

2. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, pelaksanaan kegiatan maupun untuk penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan

Penyimpanan arsip dapat didasarkan pada :    

• - Masalah
• Abjad
• Tanggal
• Nomor
• Wilayah

Penulisan bagian surat :

Bagian surat terdiri atas :

1. Kepala surat, yang mencantumkan :    

• Lambang instansi
• Nomor, lampiran dan perihal
• Tanggal
• Alamat tujuan surat

2. Isi surat, secara garis besar terbagi menjadi tiga bagian :

- Pendahuluan

Pendahuluan merupakan kalimat pembuka isi surat, ditulis dengan singkat dan jelas tentang yang akan diberitahukan, dapat berupa pemberitahuan, pertanyaan, pernyataan, permintaan atau balasan

- Isi pokok

Isi pokok mengemukakan hal yang perlu disampaikan, singkat, lugas dan jelas serta merupakan uraian dari inti surat

- Penutup

Kalimat penutup merupakan simpul dan kunci isi surat, dapat juga berupa harapan penulis atau ucapan terima kasih kepada penerima surat

3. Penutup surat, terdiri atas :  

• Nama dan jabatan penanda tangan
• Tanda tangan
• Cap
• Tembusan

C. LAPORAN KEGIATAN :

Bab-bab isi laporan : (alternatif)

• kesekretariatan
• tiap bidang (Deskripsi kegiatan)
• keuangan
• evaluasi kegiatan
• Kesimpulan, saran
• lampiran

D. DOKUMENTASI :

• Adanya penomoran dokumentasi
• Adanya sistematika penyimpanan dokumentasi

E. PEMBUKUAN KEUANGAN

Jenis I :

Tanggal	Aktivitas	Debet	Kredit	Saldo

Jenis II :

Debet			Kredit
Tanggal	Aktivitas	Saldo	Tanggal	Aktivitas	Saldo

Perhatikan bahwa pembukuan harus dilengkapi dengan tanda bukti pengeluaran (bon, kuitansi, dll)

Baca Juga :

Perencaaan (Planning)

Materi Organisasi

Salam Komando 

       WCDS

Muhammad Rusli